Wie PALM mit Sunhats Collaborative Proof Platform ESG-Nachweise zentralisiert

Die Situation

Nachhaltigkeit bei PALM

Nachhaltigkeit ist bei PALM fest in der Unternehmensstrategie verankert: Ökologie, soziale Verantwortung und gute Unternehmensführung sind die Leitlinien des Handelns. PALM setzt konsequent auf Recycling - alle Papiere, Wellpappenrohpapiere und grafische Papiere, werden aus 100 % Altpapier hergestellt und sind vollständig recycelbar.Das Unternehmen bekennt sich zu den Prinzipien des UN Global Compact, richtet sich nach internationalen Arbeitsstandards und sieht Transparenz, soziale Verantwortung und Stakeholderdialog als integrale Bestandteile seiner Strategie. PALM publiziert regelmäßig einen Nachhaltigkeitsbericht, in dem Maßnahmen und Fortschritte entlang der ESG-Dimensionen offen gelegt werden. Weiterhin legt PALM gegenüber interessierten Kunden Daten bei CDP offen.
‍

Die Herausforderung

Einheitliche Steuerung von ESG-Nachweisen und Kundenanfragen in einer internationalen Unternehmensgruppe

PALM stand vor der Herausforderung, Nachhaltigkeits-Daten über zahlreiche eigenständige Standorte hinweg effizient zu erfassen, zu strukturieren und für externe Anfragen nutzbar zu machen. Als international agierende Unternehmensgruppe mit knapp 35 Produktionsstandorten in den Bereichen Papier, Verpackung und Recycling steigt der Aufwand für die Beantwortung von Fragebögen stetig - insbesondere im Zusammenhang mit EcoVadis, CDP und individuellen Kundenanforderungen.

Bislang liefen diese Anfragen dezentral über die Qualitätsmanagement-Teams der einzelnen Standorte, oft mit hohem manuellem Aufwand und wiederkehrenden Abstimmungsschleifen. Eine einheitliche, zentral zugängliche Datenbasis für ESG-Nachweisen fehlte.

Mit der internationalen Expansion - zuletzt durch den Erwerb von fünf Standorten in Frankreich, Spanien und Portugal - nimmt die Komplexität weiter zu. PALM erkannte die Notwendigkeit, ESG-Daten, Kundenanforderungen und Nachweise zentral zu bündeln, um Synergien zwischen den einzelnen Unternehmen von PALM zu schaffen und Prozesse nachhaltig zu entlasten.

Die zentrale Fragestellung lautete: Wie lässt sich die Zusammenarbeit zwischen Vertrieb, Qualitätsmanagement und Nachhaltigkeitsteam so strukturieren, dass Kundenanfragen schnell, konsistent und datenbasiert beantwortet werden können – bei gleichzeitig wachsendem regulatorischem Druck und steigenden Transparenzanforderungen entlang der Lieferkette?

Die Lösung

Der Sunhat Moment

Mit der Einführung von Sunhat hat PALM den entscheidenden Schritt gemacht, um Nachhaltigkeits- und ESG-Nachweise über alle Standorte hinweg zu digitalisieren und zu harmonisieren. So konnte der Austausch und die Zusammenarbeit zwischen den Standorten gestärkt und Wissen zentral zugänglich gemacht werden. Besonders im Hinblick auf die Koordination der EcoVadis-Assessments profitiert PALM nun von klaren Prozessen, einheitlichen Datenstrukturen und größerer Transparenz.

Heute nutzen bereits knapp 20 Unternehmen der Palm Gruppe eigene Arbeitsbereiche in Sunhat, darunter seit kurzem die fünf neu hinzugekommenen Palm Packaging Unternehmen aus Frankreich, Spanien und Portugal.  

Über die Plattform werden alle relevanten ESG-Informationen strukturiert gepflegt, geprüft und für interne wie externe Anforderungen nutzbar gemacht.

Besonders wertvoll für PALM:

• Zusammenarbeit und Wissensaustausch: über Sunhat werden diese gestärkt – insbesondere im Rahmen der EcoVadis-Assessments.
• Zentrale Datenpflege & Nachweisverwaltung: sorgt für einheitliche Informationen und reduziert Rückfragen deutlich.
• Automatisierte Nachweisverwaltung: stellt sicher, dass alle Angaben prüfbar und nachvollziehbar dokumentiert sind.
• Vertriebsportal: perspektivisch soll dieses in Sunhat den direkten Austausch mit Kunden erleichtern.

Neben den EcoVadis-Assessments nutzt PALM Sunhat auch zur Beantwortung des CDP-Fragebogens und zur internen Wissensbündelung im Nachhaltigkeitskontext. Damit ist die Plattform zu einem verbindenden Element innerhalb der Unternehmensgruppe geworden - ein zentraler Baustein für mehr Transparenz, Effizienz und Zusammenarbeit.

‍

"Wenn ich mit der Beantwortung des EcoVadis Fragebogens allein gewesen wäre - also ohne Sunhat - hätte ich vielleicht ein bis zwei Punkte mehr erreicht. Da hat Sunhat sehr gut geholfen - wir haben immerhin 12 zusätzliche Punkte erhalten."

‍
Jürgen Reitter, Head of QM

‍

Das Ergebnis

Mehr Transparenz, bessere Zusammenarbeit, messbare Fortschritte

Durch die Einführung von Sunhat konnte PALM eine zentrale Datenbasis für alle ESG-relevanten Informationen aufbauen - über Standorte, Länder und Geschäftsbereiche hinweg. Die Plattform hat nicht nur die Zusammenarbeit zwischen Qualitätsmanagement, Vertrieb und Nachhaltigkeitsteams erleichtert, sondern auch die Antwortgeschwindigkeit und Datenqualität bei Kundenanfragen deutlich verbessert.

Das Ergebnis:

• EcoVadis-Verbesserungen zwischen 8 und 22 Punkten: Durch strukturierte Datenerfassung, klar dokumentierte Nachweise und konsistente Antworten konnten mehrere Unternehmen ihre EcoVadis-Bewertungen signifikant steigern.
  
• Weniger Abstimmungsaufwand für das Qualitätsmanagement: Vertriebsteams können Kundenanfragen direkt über Sunhat beantworten. Die relevanten ESG-Daten und Nachweise stehen zentral bereit.
  
• Stärkere Zusammenarbeit zwischen den Standorten: Einheitliche Prozesse und Workspaces fördern den Austausch und schaffen Synergien innerhalb der gesamten Palm Gruppe.
  
• Zukunftssichere ESG-Struktur: Mit Sunhat ist PALM optimal vorbereitet, um auf neue Anforderungen und Reportingstandards – etwa CSRD – flexibel reagieren zu können.
  

Damit meistert PALM nicht nur die bestehenden Herausforderungen bei der Bearbeitung von Kundenanforderungen, sondern legt zugleich den Grundstein für eine konzernweite ESG-Digitalisierung, die Transparenz, Effizienz und Nachhaltigkeit vereint.