Proof over Promises: Ihr Leitfaden für nachhaltige Compliance

Seit 2025 erfragen Unternehmen nicht nur Nachhaltigkeitsthemen – sie hinterfragen und überprüfen sie auch. Die Regulierungsbehörden mögen bei Regulatorik wie der CSRD nachlassen, doch die Nachfrage nach nachweisbaren Auswirkungen wächst stetig an. Investoren wollen handfeste Beweise, bevor sie Kapital bereitstellen. Kunden unterzeichnen Verträge nicht ohne validierte Nachhaltigkeitsangaben. Führungskräfte fordern eine transparente Berichterstattung, hinter der sie in den Vorstandsetagen und in Meetings stehen können.

Ambitionierte Ziele und glänzende Berichte reichen nicht mehr aus. Jede Behauptung muss jetzt mit fundierten Nachweisen (Proof) untermauert werden, sei es für Regulierungsbehörden, Investoren, Kunden oder Ratingagenturen. Dieser Wandel hat eine neue Disziplin geschaffen: das Sustainability Proof Management. 

Es geht nicht nur um die reine Berichterstattung: Systeme müssen aufgebaut werden, die Nachweise zugänglich, zuverlässig und vertrauenswürdig machen. In diesem Leitfaden stellen wir dar, wie Unternehmen vom reaktiven Reporting zu einem „Provable Enterprise“ werden können.

Wenn das Finden von Nachweis zum Problem wird

Das Problem ist nicht, dass Unternehmen keine Nachweise hätten. Sie generieren sie täglich durch Richtlinien, Zertifizierungen, Audits, ESG-Daten und Performance-Metriken. Das Problem ist die Zugänglichkeit. Allzu oft sind Nachweise in Silos eingeschlossen: Tabellenkalkulationen auf Netzlaufwerken, E-Mail-Anhänge, die in Posteingängen verloren gehen, veraltete Dateien, die in vergessenen Ordnern vergraben sind.

Die Kosten sind enorm. Untersuchungen zeigen, dass Mitarbeitende durchschnittlich 360 Stunden pro Jahr mit der Suche nach Informationen verschwenden (OBRIZUM, 2023). Fast die Hälfte der Mitarbeitenden gibt an, nicht leicht zu finden, was sie brauchen (Gartner, 2023). Für Nachhaltigkeitsteams führt diese verschwendete Zeit zu verzögerten Berichten, verpassten Zertifizierungsverlängerungen und ins Stocken geratenen Geschäftsmöglichkeiten.

Dies unterstreicht die Realität: Unternehmen haben nicht nur ein Nachhaltigkeitsproblem – sie haben ein Nachweisproblem.

Anstatt an Nachhaltigkeits-Impact zu arbeiten, jagen Nachhaltigkeitsteams teilweise nur noch Nachweisen hinterher. Solange das Nachweismanagement nicht aufholt, bleiben Unternehmen in einer Sackgasse stecken und können den Wert ihrer Nachhaltigkeitsarbeit nicht voll ausschöpfen.

Nachweise: Was Stakeholder wirklich wollen

Der Nachweisdruck kommt aus allen Richtungen, und er wird immer stärker:

• Rating-Agenturen wie EcoVadis, CDP und Sustainalytics verlangen umfassende, zeitnahe Angaben. Eine fehlende Richtlinie oder ein veralteter Datensatz kann ein Unternehmen Punkte und Glaubwürdigkeit kosten.
• Regulatorische Berichte wie CSRD, GRI oder ISSB erfordern strukturierte, prüfbare Daten, die Führungskräfte den Aufsichtsbehörden und Vorständen getrost vorlegen können.
• Zertifizierungen wie ISO 14001, FSC und SMETA müssen ständig erneuert werden, wobei ein Versäumnis zu Betriebsrisiken und Rufschädigung führen kann.
• Kunden- und Investorenfragebögen werden zunehmend mit kurzen Fristen verschickt und verlangen nachprüfbare Antworten, die Verträge in Millionenhöhe beeinflussen können.
• Ad-hoc-Anfragen von Aufsichtsbehörden, Wirtschaftsprüfern oder sogar der Geschäftsleitung erfordern sofortige Antworten, nicht erst Wochen später.

Die Realität ist, dass die Stakeholder nicht nur Informationen wollen. Sie wollen überprüfte, mit der Quelle verknüpfte Nachweise, denen sie vertrauen können.

Aufbau einer Collaborative Proof Platform 

Unternehmen, die dem „Nachweis-Gewirr“ entkommen wollen, bewegen sich in Richtung zentralisierter Proof-Systeme. Im Gegensatz zu statischen Tabellenkalkulationen oder Dokumentenspeichern schafft eine Proof-Plattform eine einzige Quelle der Wahrheit, die sich mit dem Unternehmen weiterentwickelt.

In der Praxis bedeutet dies:

• Jedes Dokument hat einen eindeutigen Eigentümer und bleibt aktuell
• Ein einziger Nachweis kann mehrere Rahmenwerke (EcoVadis, CSRD, ISO) ohne Doppelarbeit unterstützen
• Funktionsübergreifende Teams können sofort auf Nachweise zugreifen und diese intern oder extern austauschen

Ein europäischer Hersteller erreichte dies durch die Verknüpfung seiner Kohlenstoff-, Personal- und Beschaffungssysteme in einer einzigen Bibliothek mit validierten Nachweisen. Die Auswirkung war unmittelbar: Nachweiszyklen, die zuvor drei Wochen dauerten, dauern nun drei Tage, und das Vertrauen in die Genauigkeit stieg im gesamten Unternehmen.

Dies ist der Wandel vom Chaos zur Klarheit. So wie Finanzen ERP-Systeme und Personalwesen HCM-Systeme haben, erfordern Nachhaltigkeit und Compliance eine dedizierte Nachweisplattform.

KI-Technologie als Wegbereiter, nicht als Ersatz

KI-Technologie allein wird das Proof-Problem nicht lösen, aber sie kann das Nachweismanagement skalierbar und resilient machen.

Es entstehen zweckgebundene Lösungen, die:

• Anforderungen über Frameworks hinweg abbilden und doppelte Arbeit reduzieren.
• Lücken und Ablauffristen erkennen, bevor sie zu Compliance-Risiken werden.
• Antworten auf Fragebögen und Audits automatisieren, welche immer an einen Nachweis geknüpft und von einer Person verifiziert werden.

Ingredion, ein Fortune-500-Unternehmen für Lebensmittellösungen, nutze Sunhats “Proof AI” für einen komplexen Kundenfragebogen, der innerhalb von 48 Stunden beantwortet werden musste. Dank Sunhat konnte das Nachhaltigkeitsteam in wenigen Stunden, statt in Tagen verifizierten Antworten erstellen. Brian Nash, VP of Corporate Sustainability, erinnert sich:

„Zuvor wäre dies ein herausfordernder Zeitplan für mein Team gewesen. Aber mit Sunhat konnten wir den Fragebogen in wenigen Stunden ausfüllen und hatten die Gewissheit, dass unsere Antworten korrekt waren, da wir sie bereits in der Plattform verifiziert hatten.“

Weitere Informationen hierzu finden Sie in der Customer Story mit Ingredion. 

Der Schlüssel von KI ist Unterstützung, nicht Ersatz. Eine Nachweistechnologie sollte den Verwaltungsaufwand reduzieren, damit Nachhaltigkeitsteams mehr Zeit für Strategie und Wirkung aufwenden können.

Der Business Case fürs Nachweismanagement

Nachweise sind nicht mehr nur Compliance, sie sind eine eigene Strategie. Unternehmen, die ihr Nachweismanagement beherrschen, erzielen messbare Vorteile:

• Effizienz: Berichtszyklen schrumpfen von Wochen auf Tage.
• Resilienz: Verifizierte, nachvollziehbare Daten reduzieren Compliance-Risiken.
• Reputation: Zuverlässige Nachweise schaffen Vertrauen bei Investoren, Kunden und Regulierungsbehörden.
• Chance: Sofortige Nachweise beschleunigen die Lieferantenaufnahme, Vertragsgenehmigungen und Geschäftsabschlüsse.

Das Nachweismanagement verwandelt Nachhaltigkeit von einer defensiven Übung in einen strategischen Vermögenswert.

Transformation zum “Provable Enterprise”

Ein Provable Enterprise kennzeichnet ein Unternehmen, das jede Nachhaltigkeitsbehauptung mit Nachweisen sofort und fundiert untermauern kann.

Das bedeutet nicht, mehr Papierkram hinzuzufügen. Es bedeutet:

• Über Tabellenkalkulationen und Silos hinausgehen.
• Eine zentrale, aktiv-gesteuerte Nachweisbibliothek aufbauen.
• KI-Technologie intelligent nutzen, um Lücken zu schließen und Reibungsverluste zu reduzieren.
• Erkennen, dass Nachweis nicht nur Compliance ist – es ist eine eigene Strategie.

In der "Prove It"-Ära ist Glaubwürdigkeit eine wichtige Währung. Unternehmen, die das Sustainability Proof Management beherrschen, werden nicht nur die heutigen Anforderungen erfüllen – sie werden sich positionieren, um morgen führend zu sein.