Wie Ingredion Brasilien die SMETA-Audit-Vorbereitung mit Sunhat halbiert

Die Situation

Nachhaltigkeit bei Ingredion, der Blick aus Brasilien

Nachhaltigkeit ist bei Ingredion fester Bestandteil der globalen Geschäftstätigkeit. Wie bereits in der ersten Ingredion-Erfolgsgeschichte beschrieben, nutzt das Corporate Sustainability Team Sunhat als zentrale Collaborative Proof Platform für Ratings wie EcoVadis und CDP, für Fragebögen von Kunden sowie für eine wachsende Zahl an Reporting- und Assessment-Projekten im gesamten Konzern.

Brasilien arbeitet innerhalb der LATAM-Region nach einem Country-Lead-Modell für Nachhaltigkeit. Kathleen Marconi, Corporate Sustainability Country Lead bei Ingredion, verantwortet den gesamten brasilianischen Scope: SMETA-Audits an den Produktionsstandorten, standortbezogene EcoVadis-Assessments, Nachhaltigkeitsfragebögen von Kunden sowie den lokalen Nachhaltigkeitsbericht.

Der Aufgabenumfang ist deutlich gewachsen. Anfragen zu Nachhaltigkeitsdaten von Kunden nehmen seit Jahren kontinuierlich zu und zeigen, wie stark der Markt heute auf nachhaltige Lösungen mit konkreten Nachweisen ausgerichtet ist. EcoVadis-Assessments laufen mittlerweile nicht mehr nur auf Länderebene, sondern werden je Werk separat beantwortet. SMETA-Zyklen finden statt alle drei jetzt alle zwei Jahre statt. Die Aufgaben rund um Nachhaltigkeit wachsen massiv. Die Teamgröße ist gleich geblieben.

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Die Herausforderung

SMETA-Nachweise über Werke, Bereiche und Verantwortliche organisieren

Jedes SMETA-Audit bei Ingredion basiert auf einer strukturierten Nachweis-Liste mit rund 140 Punkten und einem ergänzenden Dokumenten-Pool von etwa 150 Nachweisen. Vor Sunhat lag diese Liste in einer Excel-Datei, die zugehörigen Nachweise verteilten sich auf Ordner nach Fachbereich, mit separaten Ablagen für HR, EHS und weitere Funktionen. Manche Dokumente, etwa der Beschwerdemechanismus, gehören zu mehreren Bereichen gleichzeitig. Während des Audits machte das die Suche spürbar langsamer.

Als zwei Audits remote vorbereitet werden mussten, wurde die Abstimmung zwischen Werken und Fachbereichen deutlich aufwendiger. Eine solide Vorbereitung nahm rund zwei Monate in Anspruch, und Kathleen Macroni als Country Lead trug den Großteil der manuellen Koordination. Mit den steigenden regulatorischen Anforderungen und dem wachsenden Volumen an Fragebögen von Kunden war klar: Dieses Setup würde das Team in seinem nächsten Wachstumsschritt ausbremsen.

Der Sunhat-Moment

Eine Proof Library, geteilte Verantwortung, klar strukturierte Audits

Ingredion Brasilien hat Sunhat als Plattform Werk für Werk eingeführt. Zunächst wurden die SMETA-Verantwortlichen und Bereichsleitungen auf der Plattform geschult. Kurz darauf folgten die Werks-Teams mit jeweils rund 20 Personen. Seitdem verantworten die zuständigen Personen pro Werk ihre Nachweise eigenständig: Sie verteilen die Zuständigkeit für jeden SMETA-Punkt, laden Dokumente direkt in die Proof Library und klären offene Fragen über den Chat in der Plattform.

Nachweise, die für mehrere Audits gleichermaßen relevant sind, etwa Richtlinien, der Code of Conduct oder der Beschwerdemechanismus, werden automatisch übernommen. Jeder neue Zyklus startet damit transparent: Was ist bereits abgedeckt, was muss aktualisiert werden? Automatische Erinnerungen aus Sunhat ersetzen das manuelle Nachfassen. Kathleen Macroni muss nicht mehr jeder beitragenden Person per E-Mail hinterherlaufen.

Im Audit folgt Sunhat exakt der Reihenfolge der SMETA-Nachweis-Liste. Die prüfende Person arbeitet sich Punkt für Punkt durch die Plattform und sieht zu jeder Antwort direkt Quelle, Verantwortliche und Zeitstempel. Die Audit-Woche läuft dadurch spürbar effizienter ab. Alle Nachweise liegen an einem Ort, und keine Dokumentensuche bremst den Ablauf.

„Aus dem Audit kam die Rückmeldung: ‚Bei euren Dokumenten seid ihr so gut organisiert!'"

Kathleen Marconi, Corporate Sustainability Country Lead - Brasilien

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Proof AI bewältigt die mehrschichtige Dokumentenrealität bei Ingredion. Globale Richtlinien, brasilien-spezifische Dokumente und standortbezogene Nachweise liegen in derselben Plattform, und die KI zieht für jede Antwort die richtige Quelle heran. Genau das macht die Beantwortung wiederkehrender Fragebögen von Kunden schnell und konsistent, auch wenn das Volumen weiter wächst.

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Die Ergebnisse

Schnellere Audits, belastbare Nachweise, Kapazität für das Nächste

Mit der Zentralisierung von SMETA in Sunhat hat sich die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Audits bei Ingredion Brasilien grundlegend verändert. Derselbe Ansatz erstreckt sich heute auf EcoVadis und das wachsende Volumen an Fragebögen von Kunden.

Die greifbarsten Ergebnisse:

• SMETA-Vorbereitung von zwei Monaten auf zwei Wochen reduziert: Die zuständigen Personen laden Nachweise direkt in die Plattform. Automatische Erinnerungen ersetzen das Nachfassen per E-Mail. Wiederverwendbare Dokumente werden aus früheren Zyklen übernommen.
• Die Audit-Woche selbst läuft schneller: Die Nachweise liegen in Sunhat in der Reihenfolge der SMETA-Liste vor. Die Audit-Woche kommt ohne Dokumentensuche und ohne Wechsel zwischen parallelen Ordnerstrukturen aus.
• Deutlich weniger Abweichungen: Mit zentral organisierten Nachweisen haben sich die Audit-Ergebnisse über die geprüften Werke hinweg spürbar verbessert.
• EcoVadis-Vorbereitung einen Monat früher gestartet: Die bei SMETA gewonnene Zeit hat den November frei gemacht für den EcoVadis-Fragebogen, der ursprünglich erst nach den Dezember-Audits geplant war.

Wachsendes Fragebogen-Volumen ohne neue Stellen abgefangen: Während die Nachfrage nach Nachhaltigkeitsdaten von Kunden weiter wächst, hilft Proof AI dem Team, wiederkehrende Fragen schnell und konsistent zu beantworten.

„Ich bin mir zu 100 Prozent sicher: Ohne Sunhat bräuchten wir drei zusätzliche Personen im Team, nur um das alles zu managen. Wir sind von einem Audit auf drei Audits pro Jahr gewachsen, von einem EcoVadis-Fragebogen auf drei, und die Anzahl der Fragebögen unserer Kunden wächst Jahr für Jahr deutlich. Nur mit Sunhat können wir das von Brasilien aus mit einem kleinen Team stemmen.“

‍Kathleen Marconi, Corporate Sustainability Country Lead - Brasilien