Kurz und bündig
- EcoVadis ist der weltweit größte Anbieter von Nachhaltigkeitsratings, der Unternehmen auf der ganzen Welt bewertet und Kaufentscheidungen für mehr Nachhaltigkeit in der Lieferkette beeinflusst.
- Ein effizienter Prozess zur Beantwortung des EcoVadis-Fragebogens umfasst die folgenden Schritte: Verstehen der Anforderungen, Organisieren der Aufgaben, Einrichten von Genehmigungsprozessen, Zentralisierung und Kontextualisierung Ihrer Nachhaltigkeitsdaten
- Automatisierungssoftware wie Sunhat rationalisiert die Antworten von EcoVadis, spart Zeit, gewährleistet Konsistenz und verhindert Fehler.
Nachhaltigkeits-Ratings von Lieferketten durch Drittanbieter
Nachhaltige Wertschöpfungsketten sind ein entscheidender Aspekt der Wirtschaftsaktivität in der modernen Welt. Die Verbesserung der ökologischen und sozialen Auswirkungen von Produkten ist nicht mehr "nice to have", sondern eine (gesetzliche) Anforderung. Vor allem in Sektoren wie der Lebensmittelindustrie oder der Landwirtschaft wird der Nachweis der Einhaltung von ethischen und nachhaltigen Standards von den Geschäftskunden erwartet.
Viele Unternehmen nutzen Nachhaltigkeitsbewertungen von Drittanbietern (z. B. SEDEX), um von ihren Lieferanten in einem standardisierten Verfahren Informationen, Berichte und Bewertungen anzufordern. Einer der am weitesten verbreiteten und akzeptierten Anbieter ist EcoVadis, ein Unternehmen, das weltweit über 100.000 Unternehmen bewertet hat.
Die Herausforderung als Zulieferer innerhalb eines Netzwerks mehrerer Marken und Unternehmen ist die hohe Arbeitsbelastung, die mit der Beantwortung von Nachhaltigkeits-Ratings wie EcoVadis einhergeht. Zusätzlich zu anderen Reporting-Anforderungen, die Sie als Zulieferer erhalten, werden Sie mit langen Fragebögen überhäuft, deren schnelle Beantwortung Ihre derzeitigen und zukünftigen Partner von Ihnen erwarten. Selbst mit einer eigens eingerichteten Projektteams kann die Bearbeitung aller EcoVadis-Fragen sehr zeitaufwendig und mühsam sein.
Wenn Sie mehr über effiziente Strategien zur Beherrschung von EcoVadis erfahren möchten, können Sie zum Abschnitt über die Einführung effizienter Prozesse springen und lesen, wie Automatisierungssoftware Ihnen dabei helfen kann. Doch zunächst beleuchten wir in diesem Artikel, was EcoVadis ist und warum es für Ihren Geschäftserfolg wichtig ist.
Was ist EcoVadis und warum ist es wichtig?
EcoVadis, 2007 in Paris gegründet und inzwischen in Europa, Nordamerika, Afrika, Asien und Australien vertreten, ist der weltweit größte Anbieter von Nachhaltigkeits-Ratings für globale Lieferketten. EcoVadis bewertet Unternehmen, von Finanzinstituten bis hin zu öffentlichen Organisationen, sowie deren Partner auf jeder Ebene der Lieferkette in mehr als 175 Ländern. Zu den bekannten Unternehmen, die die EcoVadis-Bewertung abgeschlossen haben, gehören Toyota, Berlon, Amazon, Nestlé und andere.
In der Geschäftswelt entwickelt sich Nachhaltigkeit zu einem Schlüsselfaktor bei Beschaffungsentscheidungen, insbesondere wenn es um Themen wie Rohstoffbeschaffung der Lieferanten, Arbeitnehmerrechte und Umweltauswirkungen geht. Tatsächlich behauptet EcoVadis, dass "91 % der Unternehmen bei ihren Kaufentscheidungen Nachhaltigkeitskriterien berücksichtigen". Die EcoVadis-Bewertung ist für viele Unternehmen ein wichtiges Instrument zur Bewertung und zum Management der Nachhaltigkeitsrisiken und -chancen innerhalb ihrer Lieferkette.
Als Lieferant kann sich Ihre EcoVadis-Bewertung direkt auf Ihre Geschäftsmöglichkeiten auswirken. Eine überdurchschnittliche Bewertung kann Sie von einem Mitbewerber abheben und der Grund dafür sein, dass sich ein Kunde für Sie und nicht für ein anderes Unternehmen entscheidet. Andererseits kann das Ignorieren einer EcoVadis-Anfrage Ihres Kunden oder die Entscheidung, eine solche nicht auszufüllen, ein rotes Tuch für einen potenziellen Kunden sein.
Das Ausfüllen des EcoVadis-Fragebogens kann sich Jahr für Jahr wie eine lästige Pflicht anfühlen, aber es ist unerlässlich, die Anforderungen Ihrer Kunden zu erfüllen, um Aufträge zu erhalten. Um auf dem Markt wettbewerbsfähig zu bleiben, ist es daher empfehlenswert, sich frühzeitig mit den Anforderungen von EcoVadis zu befassen und Wege zu finden, die Antwortzeiten zu optimieren.
Wie funktioniert das EcoVadis?
Der EcoVadis-Prozess umfasst vier Schritte:
(1) Online-Anmeldung,
(2) Ausfüllen des Bewertungsfragebogens,
(3) EcoVadis-Expertenanalyse,
(4) Online-Scorecard-Bewertung.
Der größte Teil der Zeit wird für die Erstellung des Fragebogens und das Sammeln der entsprechenden Dokumente und Daten verwendet.
Den EcoVadis-Fragebogen meistern
Der EcoVadis-Fragebogen ist auf die Branche, die Größe und den Standort Ihres Unternehmens zugeschnitten. Planen Sie daher ausreichend Zeit für die Vorbereitung ein und berücksichtigen Sie diese Aspekte. Unabhängig von den Merkmalen Ihres Unternehmens können alle Fragen anhand von 21 Indikatoren in vier Kategorien kategorisiert werden:
- Umwelt
- Arbeit und Menschenrechte
- Ethik
- Nachhaltige Beschaffung
Der Fragebogen kann nicht ohne die Unterstützung und den Nachweis offizieller Dokumente beantwortet werden, von denen bis zu 55 hochgeladen werden können. Ein und dasselbe Dokument kann und muss jedoch oft für die Beantwortung mehrerer Fragen verwendet werden, was das Verfahren zeitaufwändig macht.
Bei spezifischen Fragen, die eine bestimmte Dokumentation erfordern, ist die Aufmerksamkeit für Details entscheidend und dennoch können leicht Fehler gemacht werden, weil eine Frage missverstanden oder inkompatible Dokumente hochgeladen werden.
Die verwendete Dokumentation kann viele Formen annehmen und sowohl die Politik als auch die Nachweise für die Umsetzung dieser Politik veranschaulichen, z. B. Aktionspläne, Zertifikate, Arbeitsanweisungen, Leistungsdaten und mehr.
Wenn Sie nicht die richtigen Unterlagen zur Verfügung stellen, kann dies dazu führen, dass die Frage nicht bewertet wird, was sich negativ auf die endgültige Bewertung auswirkt. Daher ist es unerlässlich, den Fragebogen in Übereinstimmung mit dem von EcoVadis gewünschten Format auszufüllen.
Wie lange dauert es, den EcoVadis-Bewertungsfragebogen auszufüllen?
Da die Länge des EcoVadis-Fragebogens von der Größe und Komplexität Ihres Unternehmens sowie von Ihrem Reifegrad in Sachen Nachhaltigkeit abhängt, variiert auch die Zeit, die für das Ausfüllen benötigt wird.
Nach Angaben von EcoVadis kann das Ausfüllen des Fragebogens zwischen "einigen Stunden und einigen Tagen" dauern. In Wirklichkeit kann es jedoch mehrere Wochen oder sogar Monate dauern bis die Antworten vorbereitet sind und Sie mit dem Ausfüllen des Fragebogens beginnen können.
Angesichts begrenzter Ressourcen haben die meisten Unternehmen nur begrenzte Kapazitäten, um alle Fragen in angemessener Zeit zu beantworten, was zu einer langen Antwortzeit führt. Selbst wenn Sie in einem großen Nachhaltigkeitsteam eines etablierten Unternehmen sind, ist die Kommunikation zwischen den verschiedenen Abteilungen, um die erforderlichen Unterlagen zusammenzutragen, ein ebenso zeitaufwändiger Prozess.
Der Fragebogen ist über den EcoVadis-Account verfügbar und kann als PDF heruntergeladen werden. Sobald der Fragebogen gestartet wurde, hat das Unternehmen maximal drei Wochen Zeit, ihn einzureichen. Ist ein Unternehmen nicht in der Lage, seinen Fragebogen innerhalb dieser Frist einzureichen, kann es eine Verlängerung beantragen, für die dann zusätzliche Gebühren anfallen.
Da das Rating nur für einen Zeitraum von 12 Monaten gültig ist und die Erstellung aller erforderlichen Unterlagen mehrere Monate in Anspruch nehmen kann ( ), beginnen einige Unternehmen bereits einige Monate nach Abschluss des ersten Ratings mit der Arbeit an der Bewertung für das nächste Jahr, um sicherzustellen, dass sie rechtzeitig fertiggestellt wird.
Was geschieht nach der Einreichung des Fragebogens?
Die anschließende Expertenanalyse wird 6-8 Wochen in Anspruch nehmen. Die EcoVadis-Experten nutzen internationale Nachhaltigkeitsstandards als Leitfaden für ihre Prüfung, darunter die Global Reporting Initiative (GRI), UN Global Compact und ISO 26000.
Nach dieser Wartezeit erhalten Sie eine Nachhaltigkeits-Scorecard, die Sie mit Kunden teilen und mit anderen Unternehmen vergleichen können. Dann ist es an der Zeit sich den Verbesserungen zu widmen, um zu sehen, wie sich das Unternehmen Jahr für Jahr weiterentwickelt und seine Nachhaltigkeitspraktiken und damit die Bewertung verbessert.
EcoVadis bietet auch Empfehlungen und einen Plan für Korrekturmaßnahmen zur Förderung kontinuierlicher Verbesserungen sowie die Möglichkeit, Ziele für Ihr nächstes jährliches EcoVadis-Rating festzulegen.
Einige Verbesserungen können sofort in Angriff genommen werden, wenn sie z. B. die von Ihnen vorgelegten Nachweise betreffen. Ansonsten haben Sie 12 Monate Zeit, um Verbesserungen vorzunehmen, bevor das Verfahren erneut durchlaufen werden muss.
Wie Sie effiziente Prozesse zur Beantwortung des EcoVadis-Fragebogens einrichten
Wenn Sie mit der Aufgabe betraut wurden, die Beantwortung des EcoVadis-Fragebogens zu managen, werden Ihnen die nachfolgenden fünf Schritte helfen, Ihre Aufgaben erfolgreich zu erfüllen.
Fünf Schritte für effiziente Bewertungsprozesse:
- Erfassen und Organisieren der Anforderungen
- Verwalten und Steuern von Aufgaben zur Sammlung von Nachweisen
- Einrichtung von Kontroll- und Genehmigungsprozessen
- Sammeln von Nachhaltigkeitsdaten an einem Ort
- Kontextualisieren von Daten für Antworten
Wir empfehlen Ihnen, einen Projektplan zu erstellen, bevor Sie den EcoVadis-Fragebogen online ausfüllen.
1. Prüfen Sie die Anforderungen und die erforderlichen Unterlagen
Ordnen Sie die Anforderungen nach den vier Frage-Kategorien:
- Umwelt (z. B. Treibhausgasemissionen, Energie- und Wasserverbrauch, Auswirkungen auf die biologische Vielfalt)
- Arbeits- und Menschenrechte (z. B. Gesundheits- und Sicherheitspraktiken für Arbeitnehmer, Arbeitsbedingungen, sozialer Dialog)
- Ethik (z. B. Korruption, wettbewerbswidrige Praktiken, verantwortungsvolles Informationsmanagement)
- Nachhaltige Beschaffung (z. B. ökologische und soziale Praktiken der Lieferanten)
Jede der oben genannten Kategorien gliedert die Fragen nach den Unternehmensrichtlinien ("Policies"), Maßnahmen ("Actions") und Leistungsindikatoren ("KPIs"), die Ihr Unternehmen eingeführt hat. Versuchen Sie also, sich bei der Vorbereitung Ihrer Antworten an diese 3 Ebenen zu halten.
Diese 3 Ebenen haben eine bestimmte Gewichtung: Auf die Unternehmensrichtlinien ("Policies") fallen 25 %, auf die Maßnahmen ("Actions") 40 % und auf die Ergebnisse ("KPIs") 35 %.
2. Verwalten und Steuern von Aufgaben zur Sammlung von Beweisdaten
- Weisen sie verschiedenen Mitarbeitern im Unternehmen Aufgaben und Zuständigkeiten zu
- Halten Sie Einzelpersonen für die Bereitstellung der angeforderten Antworten und Nachweise verantwortlich
- Legen Sie interne Fristen für die Sammlung und/oder Aufbewahrung von Antworten und Nachweisen fest
3. Einrichtung eines kontinuierlichen Genehmigungs- und Überprüfungsverfahrens
- Initiieren und managen Sie Kontrollprozesse, die sicherzustellen, dass Ihre Nachweise vor dem Hochladen überprüft werden und up-to-date sind
- Kennen Sie die EcoVadis-Guidelines für Dokumentation und aktualisieren Sie Ihre Nachweise entsprechend.
- Steuern Sie interne Genehmigungsverfahren, wenn die Antworten von Führungskräften oder den Fachbereichen freigegeben werden müssen
Tipp: Da die Beantwortung von Rating-Anfragen wie EcoVadis eine organisationsweite Zusammenarbeit und Unterstützung erfordert, ist die Einbindung der Geschäftsleitung oftmals unerlässlich. Vergewissern Sie sich, dass Sie die Zustimmung der Geschäftsleitung haben, um langfristige Prozesse in Ihrem Unternehmen zu etablieren und umzusetzen, so dass Sie Antworten kontinuierlich pflegen können.
4. Sammeln Sie alle Nachhaltigkeitsdaten an einem Ort
Richten Sie einen zentralen Ort ein, an dem Sie alle Ihre Antworten und Nachweise sammeln.
Halten Sie sich über die neuesten von EcoVadis verwendeten Vorschriften und Nachhaltigkeitsstandards auf dem Laufenden und vergleichen Sie sie mit Ihren Antworten:
- Siehe Informationen über die Standards der Global Reporting Initiative
- Siehe Informationen über UN Global Compact
- Siehe Informationen über ISO 26000
- Siehe Informationen über die Science based targets
5. Fügen Sie Kontext zu Nachhaltigkeitsdaten und Nachweisen hinzu
Präsentieren Sie Ihre Nachweise klar und nachvollziehbar, indem Sie folgende Angaben machen
- Referenzzeiträume
- Historische Daten zu Ihren KPIs
- Konsolidierung Ihrer Daten- und Informationsquellen
Tipp: Achten Sie darauf, dass Sie auf Seiten und Abschnitte innerhalb von Dokumenten verweisen, insbesondere wenn dasselbe Dokument mehrfach verwendet wird, um Nachweise für mehr als eine Antwort zu liefern. Zum Beispiel kann Ihr Nachhaltigkeitsbericht für so viele Antworten wie möglich herangezogen werden, von Umwelt- bis zu Menschenrechtsverfahren.
Wie Automatisierungssoftware helfen kann
Zwar kann eine manuelle Bearbeitung einer jährlichen EcoVadis-Bewertung über Excel-Tabellen und E-Mails zwischen Teammitgliedern erfolgen, jedoch erhöht dies die Komplexität eines ohnehin schon anspruchsvollen Prozesses.
Die manuelle Überprüfung von Nachweisen ist zeitaufwändig und fehleranfällig, wenn man bedenkt, dass sich die Daten ständig ändern und das Volumen der Dateien und Dokumente zunimmt. Ohne die richtige Lösung kann die Durchführung der jährlich wiederkehrenden Bewertung sehr mühsam ablaufen.
Um diesen Prozess zu vereinfachen, können Unternehmen Software einsetzen, um Antwortprozesse auf Anfragen von Stakeholdern zu automatisieren. Die besten Automatisierungslösungen bieten:
- Zeitersparnis durch automatische Zuordnung der Antworten zu früheren Anfragen und zur EcoVadis-Methodik
- eine intuitive Benutzeroberfläche, mit der Sie Antworten leicht bestätigen oder anpassen können
- neue Antwortvorschläge auf der Basis Ihrer Datenquellen im System
- automatisierte Datenerfassung aus verschiedenen Quellen, z. B. aus Ihrem ERP-System, Ihren Nachhaltigkeitsberichten oder den Berichten Ihrer Zulieferer
- eine nahtlose Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern und Zulieferern
- vordefinierte, effiziente Prozesse, um Antworten in Audit-Qualität zu erhalten
Der Einsatz von Software spart nicht nur Zeit, sondern stellt auch einheitliche Antworten sicher. Mit nur wenigen Klicks können Sie stundenlange manuelle Dateneingaben vermeiden und das Risiko von Fehlern erheblich reduzieren. Darüber hinaus organisiert die Software ihre Antworten so, dass sie von den EcoVadis-Experten leicht ausgewertet werden können, wodurch auch Fehler bei der Analyse vermieden werden können.
Außerdem werden Ihre Antworten aus den Vorjahren gespeichert, so dass Sie nicht jedes Jahr bei Null anfangen müssen. Mit der Unterstützung der Software können Sie Verzögerungen, Missverständnisse und fehlende Informationen vermeiden.
Tipp: Sunhat bietet automatisierte Prozesse für die Beantwortung von Anfragen zur Nachhaltigkeits-Ratings, wie z. B. EcoVadis. Durch die Bereitstellung von Vorlagen und einem organisierten, zentralen Ort, an dem Sie alle Ihre Nachhaltigkeitsdokumente und -richtlinien aufbewahren können, hilft Ihnen Sunhat, den Zeitaufwand für das Ausfüllen des EcoVadis-Fragebogens drastisch zu reduzieren, so dass Sie mehr Zeit für neue Nachhaltigkeitsinitiativen haben und Ihre Unternehmensaktivitäten und Partnerschaften weiter vorantreiben können.
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