EUDR-Lieferantendaten: Was Marktteilnehmer von ihren Lieferanten brauchen

Ab dem 30. Dezember 2026 benötigen Unternehmen, die Kakao, Kaffee, Palmöl, Kautschuk, Soja, Holz oder Rindererzeugnisse importieren, für die Zollabfertigung die Referenznummer einer Sorgfaltserklärung. Für Kleinst- und Kleinunternehmen gilt diese Pflicht ab dem 30. Juni 2027, allerdings nicht für die meisten Holzerzeugnisse. Die Sorgfaltserklärung stützt sich auf Daten, die ganz am Anfang der Lieferkette liegen, also bei Farmen, Plantagen und in Wäldern, die oft mehrere Handelsstufen entfernt sind. Wenn diese EUDR-Lieferantendaten nicht vorliegen, kann keine Sorgfaltserklärung abgegeben werden und die Ware darf nicht verkauft werden.

Damit wird die EUDR zu einer Aufgabe für den Einkauf, lange bevor sie den Zoll beschäftigt. Wer die Anfrage einmal sauber aufsetzt, mit den richtigen Daten im richtigen Format und vor der Bestellung, macht daraus eine Routine. Wer dagegen jedem Lieferanten denselben langen Fragebogen schickt, muss an der Grenze warten.

Was Ihre Rolle für die Lieferantenanfrage bedeutet

Welche Informationen Sie von Ihren Lieferanten benötigen, hängt von Ihrer Rolle nach der EUDR ab. Dabei gilt die Rolle für jedes Erzeugnis einzeln, nicht für das gesamte Unternehmen. Ein Hersteller, der ein Vorprodukt selbst importiert und den Rest in der EU einkauft, ist nur für das importierte Vorprodukt Marktteilnehmer.

Wenn Sie nicht sicher sind, welche Rolle Sie haben, hilft unser Beitrag zu den Verpflichtungen nachgelagerter Marktteilnehmer und Händler nach der EUDR mit Beispielen weiter. Im Folgenden geht es um die Datenanfrage des Marktteilnehmers.

Welche Daten Marktteilnehmer von Lieferanten brauchen

Marktteilnehmer müssen für jedes relevante Erzeugnis festgelegte Informationen sammeln, mit Nachweisen belegen und fünf Jahre lang aufbewahren. Die EUDR bezeichnet dies als Informationsanforderungen. Ein Teil dieser Informationen stammt aus Ihren eigenen Unterlagen. Der Rest muss Sie über die Lieferkette erreichen.

Die Tabelle zeigt auch, bei welchen Anfragen man ins Leere läuft. Wer einen Lieferanten nach der eigenen Kundenliste fragt, verschenkt eine Frage. Und wer die Geolokalisierung bei einem Lieferanten anfragt, der bei einem Handelshaus einkauft, welches wiederum von Genossenschaften bezieht, fragt jemanden, der die Antwort nicht kennt. Klären Sie daher frühzeitig, wer die Daten zu den Grundstücken tatsächlich hat.

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Geolokalisierung: Punkte, Polygone und die Vier-Hektar-Regel

Gemäß der EUDR bezeichnet die Geolokalisierung die geografische Lage eines Grundstücks, die durch Breiten- und Längenkoordinaten mit mindestens sechs Dezimalstellen angegeben wird. Für Grundstücke bis vier Hektar genügt ein einzelner Punkt. Bei größeren Grundstücken muss der Umriss als Polygon beschrieben werden, es sei denn, es handelt sich um Rinder. Bei Rindern bezieht sich die Geolokalisierung auf alle Betriebe, in denen die Tiere gehalten wurden, nicht auf einzelne Weideflächen.

Das EU-Informationssystem übernimmt Koordinaten im GeoJSON-Format, entweder als hochgeladene Datei oder per Hand eingegeben. Enthält eine Datei weniger als sechs Dezimalstellen, ergänzt das System die fehlenden Stellen mit Nullen. Der Upload funktioniert zwar, die Lage ist aber nicht genauer als zuvor. Fordern Sie deshalb von Ihren Lieferanten echte sechs Nachkommastellen an.

Zudem prüft das System die Form der Daten. Polygone müssen geschlossen sein, und Formen mit sich kreuzenden Linien werden nicht verarbeitet. Punkte, die nach dem Runden auf sechs Dezimalstellen identisch sind, führen zu Fehlern. Löcher in einem Polygon werden ebenfalls nicht unterstützt. Je nach Fall lehnt das System das Polygon ab oder liest nur den äußeren Umriss, sodass das Loch zur Fläche dazugezählt wird. Teilen Sie solche Grundstücke daher in einzelne Polygone auf. Ein Punkt ohne Flächenangabe wird mit vier Hektar angesetzt.

Auch Vorlagen für Lieferantenanfragen enthalten oft eigene Fehler. Vier davon sollten Sie prüfen.

• Polygonpflicht „ab 4 Hektar“. Die Verordnung verlangt ein Polygon erst bei mehr als vier Hektar. Für ein Grundstück mit genau vier Hektar genügt ein Punkt.
• Erzeugungsdatum, das an den 31. Dezember 2020 geknüpft ist. Dieses Datum ist der Stichtag für die Entwaldung. Ob ein Erzeugnis unter die EUDR fällt, hängt davon ab, wann es erzeugt wurde (ab dem 29. Juni 2023) und wann es in Verkehr gebracht wird.
• Artnamen in einer einzigen Freitextspalte. Bei Holz erwartet das System Paare aus gebräuchlichem und wissenschaftlichem Namen, häufig mehrere pro Erzeugnis.
• Angegebene Fläche, die nicht zur gezeichneten Form passt. Ein Grundstück, das mit acht Hektar angegeben ist, auf der Karte aber weniger als einen Hektar abdeckt, wirft bei einer Kontrolle Fragen auf.

Länder mit geringem Risiko, Zertifikate und kleine Erzeugerbetriebe

Auch wer nur in Ländern mit geringem Risiko einkauft, benötigt die Geolokalisierung. Dann ist eine vereinfachte Sorgfaltspflicht möglich: Die Risikobewertung und Risikominderung entfallen, die Informationsanforderungen bleiben jedoch vollständig bestehen. Zudem muss der Marktteilnehmer sicherstellen, dass Waren aus Ländern mit geringem Risiko nicht mit Waren anderer Herkunft vermischt werden. Deutet etwas auf ein Risiko hin, gilt wieder die volle Sorgfaltspflicht.

Ein Zertifikat kann die Risikobewertung unterstützen, ersetzt aber nicht die erforderlichen Daten. FSC, PEFC, RSPO und ähnliche Systeme helfen, soweit sie die von der EUDR verlangten Informationen abdecken. Der Marktteilnehmer erfüllt dennoch die Sorgfaltspflicht, benötigt weiterhin eine Geolokalisierung und bleibt für das Ergebnis verantwortlich.

Kleine Erzeugerbetriebe in Ländern mit geringem Risiko haben eine Erleichterung. Ein Kleinst- oder Kleinprimärerzeuger verkauft, was er selbst angebaut, aufgezogen oder geerntet hat. Anstelle einer Sorgfaltserklärung gibt er einmalig eine vereinfachte Erklärung ab und darf statt der Koordinaten die Anschrift seiner Grundstücke angeben. Diese Erleichterung gilt jedoch nur für den Erzeugerbetrieb selbst. Ein Importeur, der bei kleinen Höfen einkauft, ist dagegen kein Primärerzeuger und benötigt weiterhin Koordinaten.

Wenn Lieferanten keine Daten zu den Grundstücken liefern

Ohne die erforderlichen Daten darf der Marktteilnehmer das Erzeugnis nicht in Verkehr bringen. Die FAQ der Kommission lassen keinen Spielraum: Wenn ein Lieferant die Informationen nicht liefert, ist der Verkauf blockiert. Auch Gesetze im Erzeugerland, die die Weitergabe solcher Daten einschränken, befreien den Marktteilnehmer nicht von dieser Pflicht.

Die Daten dürfen auch außerhalb des EU-Informationssystems weitergegeben werden, etwa per Datei, Portal oder E-Mail. Das Format ist dabei selten das Problem. Schwieriger sind Vertrauen und Timing.

• Fragen Sie vor der Bestellung. Machen Sie den Datensatz zur Bedingung im Kaufvertrag oder in der Auftragsbestätigung, statt ihn erst beim Versand anzufordern.
• Erklären Sie den Grund. Die Daten sind eine rechtliche Voraussetzung für Ihre Zollabfertigung und keine Neugierde Ihrerseits bezüglich der Beschaffung Ihres Lieferanten.
• Fragen Sie nur das ab, was das Gesetz verlangt. Eine Anfrage, die sich auf die erforderlichen Informationen beschränkt, wird schneller beantwortet als eine lange Nachhaltigkeitsumfrage.
• Planen Sie eine Alternative ein. Wenn es sich um kritische Ware handelt, sollten Sie wissen, welcher zweite Lieferant die Daten liefern kann, falls der erste es nicht kann.

Wie oft Sie anfragen sollten

Eine Sorgfaltserklärung kann mehrere Lieferungen und Erzeugnisse umfassen. Ihre Lieferantenanfrage kann sich daher nach Ihren Lieferzeiträumen richten. Die Kommission empfiehlt, dass eine Sorgfaltserklärung höchstens ein Jahr abdeckt, da der Marktteilnehmer seine Sorgfaltspflichtregelung einmal jährlich überprüft. Ist die Menge, die eine Erklärung abdeckt, vollständig in Verkehr gebracht, ist eine neue Sorgfaltserklärung erforderlich.

Den genauen Zeitpunkt gibt der Zoll vor. Bei Importen muss die Referenznummer in die Zollanmeldung eingetragen werden. Die Sorgfaltserklärung muss also abgegeben sein und die Daten müssen vollständig vorliegen, bevor die Ware freigegeben wird. Ein praktikabler Rhythmus wäre ein vollständiger Datensatz pro Lieferzeitraum und eine kurze Bestätigung pro Lieferung, dass die Ware von den angegebenen Grundstücken stammt.

Was Sie an Ihre eigene Kundschaft weitergeben

Die meisten Marktteilnehmer sind zugleich Lieferanten und geben deutlich weniger Daten weiter, als sie selbst sammeln. Der Marktteilnehmer übermittelt die Referenznummer seiner Sorgfaltserklärung an seine direkte gewerbliche Kundschaft, sofern es sich dabei um nachgelagerte Marktteilnehmer oder Händler handelt. Eine rechtliche Pflicht, die Geolokalisierung oder andere Daten im Rahmen der Sorgfaltspflicht weiterzugeben, besteht nicht.

Sie können sich dennoch dafür entscheiden, mehr zu teilen. Bei der Abgabe kann ein Marktteilnehmer festlegen, dass Unternehmen in der Lieferkette, denen Referenznummer und Prüfnummer vorliegen, die Geolokalisierung im Informationssystem einsehen dürfen. Die Prüfnummer muss nicht weitergegeben werden. Größere Unternehmen können sie jedoch anfordern, wenn sie begründeten Bedenken nachgehen.

Ihre Kundschaft wird trotzdem mehr verlangen. Unser Beitrag für nachgelagerte Marktteilnehmer und Händler zeigt, was diese tatsächlich benötigen.

Eine Anfrage für PPWR und EUDR

Viele Unternehmen werden dieselben Lieferanten nach Daten zu EUDR und PPWR fragen, oft sogar zu denselben Produkten. Holzpaletten sowie Verpackungen aus Papier und Karton stellen eine naheliegende Schnittmenge dar. Nach der EUDR sind Verpackungen jedoch nur erfasst, wenn sie als eigenständiges Erzeugnis in Verkehr gebracht werden. Verpackungen, die lediglich ein anderes Erzeugnis stützen, schützen oder tragen, fallen nicht darunter. Klären Sie diese Frage zuerst, denn sie entscheidet darüber, ob ein Verpackungslieferant eine EUDR-Anfrage erhält.

Wo beide Verordnungen gelten, ist es besser, eine gemeinsame Anfrage zu stellen. Der Datensatz zu einem Lieferanten hat drei Ebenen:

• Lieferant: Identität, Kontaktdaten und Rolle, für beide Verordnungen gemeinsam.
• Lieferung: Datum, Lieferschein und Menge, ebenfalls gemeinsam, dazu die EUDR-Referenznummer, wo es eine gibt.
• Erzeugnis: Materialien und Rezyklatanteil für die PPWR-Konformitätserklärung, Grundstücke, Erzeugungsdaten und Nachweise für die EUDR.

Dieselbe Logik reicht über Verpackungen hinaus. Auch CBAM verlangt Daten unterhalb der Unternehmensebene, allerdings zur Anlage, in der die Ware hergestellt wurde, statt zum Grundstück. Ein gemeinsamer Lieferantendatensatz mit einem eigenen Modul pro Verordnung macht diesen Unterschied sichtbar, ohne dass ein drittes Datensilo aufgebaut werden muss. Wie die Verpackungsseite zusammenpasst, zeigt unser PPWR-Hub.

Die Lieferantenanfrage nach der EUDR mündet in drei Entscheidungen: welche Rolle Sie für jedes Erzeugnis haben, welche Daten das Gesetz für diese Rolle verlangt und bis wann diese vorliegen müssen. Marktteilnehmer, die diese drei Punkte klären, bevor sie Ware bestellen, die nach dem 30. Dezember 2026 ankommt, geben ihre Sorgfaltserklärungen rechtzeitig ab. Wer dies erst an der Grenze klärt, nicht.

Wie Sunhat Sie bei EUDR-Lieferantendaten unterstützt

Die meisten Daten, die die EUDR von Marktteilnehmern verlangt, liegen bei Lieferanten, oft mehrere Handelsstufen entfernt, und kommen in jedem denkbaren Format an, von Tabellen bis zu PDFs. Die Arbeit besteht darin, einmal sauber anzufragen, vor der Abgabe zu prüfen, ob Koordinaten, Erzeugungsdaten und Artnamen stimmen, und alles fünf Jahre lang auffindbar aufzubewahren.

Mit Sunhat führen Sie Lieferantendaten für die PPWR und weitere Regulierungen bereits auf einer Plattform zusammen. In einem unverbindlichen Gespräch mit uns erfahren Sie, wie Sie Ihre EUDR-Lieferantenanfragen vor dem 30. Dezember 2026 auf genau diesen Lieferantendaten aufbauen.