Der EcoVadis-Fragebogen: mit ESG Software effizient ausfüllen

Es ist die zweite Woche des EcoVadis-Zyklus. In einem Tab finden Sie den EcoVadis-Fragebogen dieses Jahres, im nächsten die Einreichung vom Vorjahr und in einer weiteren Tabelle sehen Sie, welche Kolleg*innen Ihnen noch eine Antwort schulden. Ihre Aufgabe ist es nicht nur, mehr als hundert Fragen zu beantworten. Sie müssen auch die richtigen Nachweise finden, fünf verschiedene Abteilungen zu einer tatsächlichen Antwort bewegen und sicherstellen, dass keines der Vorjahresdokumente abgelaufen ist. Das ist mühsam, man verliert leicht den Überblick und es passiert jedes Jahr wieder.

Laut Stand von September 2026 investieren Unternehmen typischerweise jährlich 200 bis 500 Stunden in den EcoVadis-Bewertungsprozess, manche deutlich mehr. Eine Garantie, dass sich die zusätzlichen Stunden in einer besseren Bewertung niederschlagen, gibt es dabei allerdings nicht. Der Großteil dieser Zeit geht nicht in die Beantwortung der Fragen. Sie wird für das Suchen, Nachfassen und Neuformatieren der Nachweise hinter den Antworten aufgewendet.

Der EcoVadis-Fragebogen einfach erklärt

Der Fragebogen und die Bewertung sind zwei unterschiedliche Dinge. Der Fragebogen ist das, was Sie einreichen: eine Reihe von Fragen und Nachweisen, gegliedert in die vier Themenbereiche Umwelt, Arbeits- und Menschenrechte, Ethik und nachhaltige Beschaffung. Das EcoVadis-Rating ist das Ergebnis, das EcoVadis nach der Prüfung durch die Analyst*innen zurückgibt: eine Punktzahl von bis zu 100 Punkten und ab bestimmten Schwellenwerten eine Medaille.

Jede Antwort im Fragebogen wird anhand von drei Kriterien bewertet. Gibt es eine formale Richtlinie? Lassen sich die Maßnahmen zu ihrer Umsetzung belegen? Lassen sich Kennzahlen (KPIs) berichten, die zeigen, dass die Maßnahme wirkt? Wenn die Struktur Ihrer Antworten stimmt, wird die Nachweissammlung deutlich einfacher, da Sie bereits wissen, welche Informationen jede Antwort erfordert.

Wie lange der Fragebogen tatsächlich dauert, Phase für Phase

Die Spanne von 200 bis 500+ Stunden verteilt sich auf fünf Phasen, und sie sind nicht gleich aufwendig.

1. Erstellung von Nachweisen (20–50+ Stunden)

Dokumente wie Nachhaltigkeitsberichte, Richtlinien und Lieferantenerklärungen existieren in der Regel bereits, jedoch selten im von EcoVadis erwarteten Format. In dieser Phase geht es vor allem um Überarbeitung statt Neuerstellung: eine Unterschrift ergänzen, ein Datum aktualisieren, ein Dokument an die Formatierungsvorgaben von EcoVadis anpassen.

2. Sammlung interner Daten (100–250+ Stunden)

Hier geht der Großteil der Zeit drauf. Die Informationen müssen aus den Bereichen Einkauf, Personalwesen und Logistik kommen. Das größte Hindernis ist dabei selten eine fehlende Antwort. Es ist die Unklarheit, wer sie hat. Parallele Anfragen über Abteilungen hinweg, uneinheitliche Formate und das Warten auf Rückmeldungen ziehen diese Phase in die Länge.

3. Freigabeprozesse (30–75+ Stunden)

Geprüfte Antworten brauchen trotzdem noch eine Freigabe, oft von mehr als einer Stakeholder-Gruppe. Unklare Zuständigkeiten und verpasste Fristen sind hier die üblichen Verzögerungsgründe, nicht inhaltliche Meinungsverschiedenheiten.

4. Anpassungen und Optimierung (30–75+ Stunden)

Selten passen die gesammelten Daten auf Anhieb zu den Bewertungskriterien von EcoVadis. Unvollständige Nachweise und Missverständnisse darüber, was eine Frage tatsächlich verlangt, führen zu einer weiteren Abstimmungsrunde.

5. Aufbereitung für die Einreichung (20–50+ Stunden)

Die finalen Dokumente müssen in ein mit EcoVadis kompatibles Format überführt und korrekt hochgeladen werden – samt der Anforderungen an Dateigröße und Formatierung. Diese werden unter Zeitdruck leicht übersehen.

So berechnen Sie Ihre eigene Zahl

Branchenwerte sind nützlich, aber sie sind nicht Ihre Zahl. Der Proof Gap Kostenrechner von Sunhat errechnet aus Ihrer Teamgröße, Ihrer Region und dem Anteil Ihrer Zeit für Nachweisarbeit eine geschätzte Jahreszahl, berechnet auf Basis Ihrer eigenen Angaben.

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Wo Teams Zeit verlieren und was wirklich hilft

Lässt man die Phasen-für-Phase-Aufteilung weg, kommt der eigentliche Zeitverlust auf eine Handvoll wiederkehrender Probleme zurück, jedes mit einer konkreten Lösung.

• Der Start auf einem leeren Blatt. Ohne ein System, das die Antworten des Vorjahres mitnimmt, bauen Teams Antworten neu, die sie bereits geschrieben haben, für Fragen, die sich kaum verändert haben. Proof AI von Sunhat schlägt Antworten direkt aus Ihrer letzten Einreichung vor, sodass der Großteil einer Frage bereits beantwortet ist, bevor sie überhaupt jemand öffnet.
• Die Jagd nach Kolleg*innen in anderen Abteilungen. Daten müssen von Teams kommen, die den Fragebogen nicht verantworten und dessen Frist nicht im Blick haben, wodurch die Nachweissammlung zu einer Kette von Erinnerungsmails wird. Zuständigkeiten und Status in einem gemeinsamen Arbeitsbereich zu verfolgen, ersetzt die E-Mail-Kette, sodass Mitwirkende sehen, was sie noch schulden, ohne dass jemand nachfassen muss.
• Dokumente, die knapp nicht ausreichen. Eine fehlende Unterschrift oder ein veraltetes Prüfdatum ist ein häufiger Grund, warum eine Einreichung beanstandet wird, genau wie ein Dokument, das aus mehreren Teildokumenten zusammengesetzt ist. Proof AI prüft jedes Dokument vor der Einreichung gegen die Formatierungs- und Gültigkeitsregeln von EcoVadis. Es markiert alles, dem ein Logo, ein Datum oder eine Unterschrift fehlt, oder das kurz vor Ablauf steht.
• Kein Sicherheitsnetz vor der Einreichung. EcoVadis teilt nicht mit, wenn ein Dokument die Anforderungen verfehlt. Ohne einen internen Prüfschritt erfährt niemand von einem Formatierungsproblem, bis das Endergebnis vorliegt. Diese Prüfung läuft automatisch innerhalb der Plattform, statt davon abzuhängen, dass jemand daran denkt, sie manuell durchzuführen.

Wenn Ihrem Team die Stunden fehlen, um das selbst zu stemmen, können die Proof Services von Sunhat Ihnen das EcoVadis-Assessment stattdessen vollständig abnehmen.

Zwei Wege zum erfolgreichen Ergebnis

Anders als generische ESG-Software, die den Fragebogen nur als einen weiteren zu automatisierenden Workflow behandelt, liefert Sunhat das Ergebnis, je nachdem, was Ihr Team tatsächlich braucht.

Proof Software, wenn Ihr Team das Assessment selbst durchführt und die manuelle Arbeit automatisiert haben möchte. Proof AI von Sunhat schlägt Antworten aus Ihren früheren Einreichungen vor, hält die Dokumentation den passenden Fragen zugeordnet und markiert alles, was fehlt. Hier sehen Sie, wie die Plattform den EcoVadis-Fragebogen von Anfang bis Ende abdeckt.

Proof Services, wenn Ihr Team das Assessment lieber abgeben möchte. Die zertifizierten EcoVadis-Expert*innen von Sunhat übernehmen den Fragebogen von Anfang bis Ende für Sie. Ihr Team ist nur dort gefragt, wo eine Entscheidung eine Unterschrift braucht, was die Stunden freisetzt, die Sie sonst dafür aufwenden würden. Hier sehen Sie, was ein fertig abgewickeltes EcoVadis-Assessment umfasst.

Sunhat-Kund*innen erzielen im ersten Jahr auf der Plattform im Durchschnitt 12 zusätzliche Punkte bei ihrer EcoVadis-Bewertung.

“Wir investieren derzeit rund 40 bis 50 % unserer Zeit in Kundenanfragen wie EcoVadis. Durch den Einsatz von Sunhat können wir unsere Effizienz um 25 bis 30 % steigern – das bedeutet ein enormes Potenzial, das wir für mein Team freisetzen können.” – Brian Nash, Vice President Corporate Sustainability Ingredion

Fazit

Der EcoVadis-Fragebogen wird jedes Jahr wiederkommen, solange Ihre Kund*innen ihn verlangen. Was nicht wiederkommen muss, ist die Hektik: die Neustarts auf dem leeren Blatt, die Jagd durch die Abteilungen, die Dokumente, die nicht ausreichen. Ein Prozess, der einmal aufgebaut und danach wiederverwendet wird, macht aus einer jährlichen Stressübung eine Routinearbeit. Die meisten Antworten haben Sie bereits. ESG-Software, wie etwa Sunhats Proof Platform, hilft Ihnen, sie wiederzufinden, statt sie zweimal zu schreiben.

Egal, welchen Weg Sie wählen: Sprechen Sie mit uns über Ihren nächsten EcoVadis-Fragebogen.